Controla el stock por bodega y por camioneta, descuenta los repuestos en la orden de trabajo y mantén la trazabilidad de cada movimiento. Sin planillas paralelas ni faltantes descubiertos en terreno.
Sin tarjeta de crédito · Configuración en 2 minutos · 30 días para probar todo
Estos son los problemas más comunes que resuelve headQ en inventario operativo.
No sabes qué repuestos lleva cada camioneta ni si el técnico tiene lo necesario para la visita de hoy
El consumo de materiales se anota en texto libre, sin descontar stock ni cuadrar con lo que se cobra
Los faltantes se descubren en terreno, frente al cliente, cuando ya es tarde para reponer
Todo lo que tu equipo necesita para operar en terreno, en una sola plataforma.
Cada bodega, minibodega y camioneta es una ubicación con su propio stock. Sabes dónde está cada repuesto y qué lleva cada técnico en tiempo real.
El técnico selecciona el producto del catálogo al cerrar la OT: descuenta el stock, atribuye el consumo a esa orden y alimenta la línea de cobro cuando hay tarifa.
Abastece camionetas con traslados que el técnico confirma al recibir, registra diferencias y mermas, y devuelve a bodega el material no usado.
Define umbrales por producto y por ubicación. Cuando una bodega o camioneta cae bajo el mínimo, el sistema lo señala y propone el traslado de reposición.
headQ incorpora un inventario operativo pensado para empresas que mueven repuestos entre la bodega, las camionetas y los servicios en terreno. No es un ERP de stock orientado a la valorización contable: es un inventario conectado a la operación que responde las preguntas que el técnico hace todos los días — ¿tengo el repuesto necesario, en el lugar correcto, para ejecutar la visita de hoy, y en qué orden de trabajo se consumió?
Un ERP de inventario está diseñado para responder preguntas financieras: cuánto vale el stock, cómo se valoriza una salida, qué se deprecia. El inventario operativo invierte la prioridad: lo que importa no es el número de cierre, sino la trazabilidad del repuesto a lo largo de la operación — dónde está, quién lo tiene, hacia dónde va y en qué servicio se usó.
headQ no reemplaza tu sistema contable ni tu ERP. Ordena la operación de terreno, descuenta el stock donde realmente ocurre el consumo y deja la información lista para facturar y para analizar costos.
En una operación de terreno el inventario casi nunca está quieto. Por eso headQ trata cada ubicación como una entidad propia: la bodega central, la bodega regional, la minibodega fija y la camioneta de cada técnico tienen su propio stock. Saber que un repuesto está "en el sistema" no sirve si nadie sabe en qué camioneta está; saber que está en la camioneta de un técnico específico permite decidir quién toma la próxima emergencia.
El stock solo cambia por movimientos registrados —ingresos, traslados, consumos, devoluciones y ajustes— que quedan en una bitácora que no se borra. El nivel actual siempre es el resultado de esos movimientos, nunca una cifra editada a mano. Ante cualquier diferencia, se puede reconstruir exactamente qué pasó.
Este es el corazón del módulo. Cuando el técnico cierra un servicio, en lugar de anotar en texto libre "se usó un compresor", selecciona el producto del catálogo. Ese único gesto hace tres cosas a la vez:
El resultado es que inventario y facturación dejan de ser dos mundos que alguien tiene que reconciliar a fin de mes: el material que sale del stock es exactamente el que aparece en el cobro, atribuido a una OT concreta.
Abastecer una camioneta no es "sacar de bodega y olvidarse". headQ modela el ciclo completo de un traslado: se prepara en la bodega de origen, se envía y, al llegar, el técnico confirma la recepción. Si lo recibido no coincide con lo enviado, se registra la diferencia en vez de forzar un cierre perfecto que nadie cree, y se resuelve como merma o devolución al origen según corresponda.
Mientras el material viaja queda en un estado "en tránsito" gestionado por el sistema, de modo que el stock nunca desaparece entre dos ubicaciones. Y si el técnico no usó un repuesto que llevaba, lo devuelve a bodega con un movimiento atado a la OT: la camioneta refleja siempre lo que realmente lleva.
Quedarse sin un repuesto crítico a mitad de una emergencia es uno de los costos ocultos más caros del terreno. Por eso headQ permite definir umbrales mínimos por producto y por ubicación —no es lo mismo el mínimo de la bodega central que el que conviene cargar en cada camioneta. Cuando una ubicación cae bajo su umbral, el sistema lo señala y propone una reposición sugerida, agrupada por destino y con acceso directo a generar el traslado.
El nivel más maduro del inventario operativo es dejar de reaccionar y empezar a planificar. headQ permite declarar qué materiales necesita una OT antes de ejecutarse y reservarlos contra el stock disponible. Esto introduce la distinción entre stock físico, reservado y disponible, y permite identificar a tiempo las órdenes de trabajo bloqueadas por falta de material — antes de que el técnico salga, no cuando ya está frente al cliente.
La realidad del terreno incluye estacionamientos subterráneos, salas de máquinas y zonas rurales sin cobertura. En headQ el técnico puede recibir una transferencia, devolver material o reportar un faltante desde su celular aunque no tenga señal; la información se sincroniza cuando recupera conexión. El stock no depende de que la conectividad sea perfecta en el peor momento.
El inventario operativo de headQ está diseñado para empresas de refrigeración, climatización, mantenimiento, ascensores, vending y facilities que mueven repuestos entre bodega, camionetas y servicios. También sirve a operaciones internas —cadenas o dispensadoras con stock por sucursal o por máquina— que necesitan controlar existencias por ubicación, definir mínimos y gestionar reposición, aunque no tengan camionetas ni un cliente al que facturar el material.
El módulo de inventario se activa por plan y por tenant, sin afectar a quienes no lo usan. Si quieres ver cómo funcionaría con tu operación, agenda una demo de headQ. Y si quieres entender el concepto en profundidad, lee también cómo saber qué repuesto tienes, dónde está y en qué OT se consumió.
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