El técnico cierra la OT con evidencia, el jefe la revisa y la devuelve si falta algo, y el cliente recibe el informe de servicio en PDF con un enlace para aprobarlo o rechazarlo, sin crear cuenta. Queda registrado quién revisó, quién aprobó y cuándo. Disponible desde el plan Pro.
Sin tarjeta de crédito · Configuración en 2 minutos · 30 días para probar todo
Estos son los problemas más comunes que resuelve headQ en informes y aprobaciones.
El informe se arma a mano al final del día, copiando las fotos que el técnico mandó por WhatsApp
El cliente responde «ok» por correo y meses después nadie puede demostrar quién aprobó el trabajo ni cuándo
No sabes si el cliente recibió el informe ni si lo abrió: la facturación espera una respuesta que nadie persigue
Todo lo que tu equipo necesita para operar en terreno, en una sola plataforma.
Toda OT cerrada pasa por la revisión del jefe: valida evidencia y checklist, ajusta la valorización y, si falta algo, la devuelve al técnico con el motivo. Es un paso fijo del flujo.
Se genera desde la OT con los datos del servicio, el checklist, las fotos de evidencia y los comentarios de cierre del equipo. La versión enviada al cliente queda congelada.
El validador del cliente recibe un enlace seguro, revisa el informe y lo aprueba con su nombre y RUT, o lo rechaza con un comentario que devuelve la OT a revisión. No necesita cuenta en headQ.
Ves si el correo fue entregado, si el cliente abrió el enlace y cuándo. Si no hay respuesta, headQ envía hasta dos recordatorios automáticos en horario hábil.
Para una empresa que presta servicios a terceros, el trabajo en terreno es la mitad del ciclo. La otra mitad es demostrar lo que se hizo y conseguir que el cliente lo acepte, porque sin esa aceptación no hay factura. headQ convierte esa segunda mitad en un flujo con pasos definidos: cierre técnico, revisión del jefe, informe de servicio y aprobación del cliente.
Cuando el técnico cierra la OT desde la app, con su checklist, fotos y comentarios, la orden pasa a la bandeja de revisión del jefe. Ahí se revisa la evidencia, se completa o ajusta la valorización y se decide: enviar al cliente, devolver al técnico con un motivo o cerrar sin cobro por garantía. La revisión del jefe es un paso fijo del flujo: ningún informe llega al cliente sin pasar por ella.
El informe no se arma a mano: sale de lo que se registró en terreno. Incluye los datos de la OT y del lugar, el checklist ejecutado, las fotos de evidencia y los comentarios de cierre de todo el equipo que participó. La versión que se envía al cliente queda congelada, de modo que lo que el cliente aprobó es exactamente lo que queda en el registro.
El validador del cliente recibe un correo con el informe y un enlace seguro. Desde ahí revisa el servicio y decide: lo aprueba indicando su nombre y RUT, o lo rechaza con un comentario que devuelve la OT a revisión. No necesita usuario ni contraseña en headQ. La decisión queda registrada con la identidad del validador, la fecha y la hora; es una aprobación con identificación, no un mecanismo de certificación legal.
Una OT aprobada queda valorizada y lista para facturar. Si tu empresa factura contra Estado de Pago, puedes consolidar varias OT aprobadas de un mismo cliente con Estados de Pago.
Enviar un correo no es lo mismo que obtener una respuesta. headQ hace seguimiento del envío: si el correo fue entregado o rebotó, si el cliente abrió el enlace y cuántas veces lo visitó. Si pasan 72 horas sin que el cliente abra el enlace, headQ envía un recordatorio automático —hasta dos, de lunes a viernes en horario hábil— y las OT que siguen sin respuesta quedan a la vista para reenviarlas a mano.
No todos los servicios necesitan el mismo nivel de validación. Por tipo de trabajo defines si se pide un acuse de recibo en el lugar y si se requiere la aprobación del cliente; cuando no se requiere, la OT pasa a lista para facturar después de la revisión del jefe. La revisión del jefe, en cambio, es siempre obligatoria.
El flujo de revisión, informe de servicio y aprobación del cliente está disponible desde el plan Pro (Pro, Scale y Enterprise) y viene activado al contratarlo. Puedes probar Pro 30 días gratis o ver el ciclo completo en la plataforma de operaciones de servicio.
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Probar Pro 30 días gratisTodos los planes pagados incluyen 30 días de prueba gratis, sin tarjeta de crédito. Elige el plan según el tamaño de tu operación.